Project Management 103 (o parte III)

Ya cerrando estos posts introductorios que empecé aquí y luego continué aquí, en este último artículo cerraré las áreas de conocimientos del PMI.


6. Recursos Humanos. Ya para terminar con los nombres, a éste llamémoslo: el quién.

RRHH

Esta área puede ser un poco más difusa que las otras explicadas anteriormente, porque abarca mucho. Y se trata del elemento más complejo al momento de realizar un proyecto: las personas.

Seamos claros: trabajar con personas es difícil, por aquello de que cada cabeza es un mundo. Y mientras más personas, mayores dificultades. Por eso, el gerente de proyectos debe tener habilidades blandas para poder trabajar con su equipo, lograr motivarlos para conseguir los resultados requeridos, y negociar en los casos donde se requiera.

Son muchas las herramientas involucradas en el área de recursos humanos, desde el clásico organigrama para identificar la estructura jerárquica del proyecto, hasta sistemas de reconocimiento y premios. Otra herramienta común es la matriz de responsabilidades.

En los proyectos, como en las empresas, puede que no se preste suficiente importancia a esto. Muchos se llenan la boca diciendo que “nuestra gente es nuestro más valioso activo”, pero poco hacen por ellos, y los empleados se refieren a RRHH en la empresa como “Recursos INhumanos“. No olviden nunca que la única forma de hacer los proyectos y entregarlos correctamente es a través de la gente.


7. Comunicaciones. Qué información se va a manejar durante la vida del proyecto, y cómo se va a manejar esta información.

Comunicaciones

Aquí un par de datos que quizás no conocías:

  • Los gerentes de proyecto pasan hasta un 90% de su tiempo en un proyecto dedicados a la comunicación
  • Los problemas más frecuentes que presentan los gerentes de proyecto están relacionados a problemas de comunicación

Si me creyeron cuando antes decía que trabajar con personas es difícil, me creerán también que los mayores problemas entre personas se debe a problemas de comunicación. Entendiendo esto, verán por qué es importante dedicar tiempo a preparar un buen plan de comunicaciones, y a verificar durante la ejecución del proyecto que el plan de comunicaciones se cumpla.

Una de las principales herramientas de comunicación son los diferentes tipos de reportes (estatus, tendencias, proyecciones), y los comités de seguimiento, o reuniones. Pero el área de comunicaciones puede ir mucho más allá, realizando incluso planes de comunicaciones amplios para el proyecto (¿cómo comunicar la existencia de un problema? ¿cómo reportar una tarea culminada?). La amplitud y el detalle de este plan de comunicaciones va a depender tanto del proyecto como la empresa que lo ejecuta y de su gerente de proyecto.


8. Riesgo. Considerar qué puede salir distinto a lo planificado, para bien o para mal.

Riesgo

El trabajo de un Gerente de Proyectos no debe ser como el de un bombero: apagando incendios. Más bien debería dedicarse a evitar que estos incendios ocurran, o a apagar las llamas apenas se encienden, antes de que tomen todo el edificio.

Al momento de cerrar un plan de proyecto, se debe estar confiado en que se hizo el mejor acercamiento posible a lo que se cree será el desarrollo del proyecto, pero no es más que eso: un acercamiento. El futuro es incierto, y no todo saldrá como se planea. Si se identifican previamente y se monitorean las cosas que pueden salir distinto a cómo se creía, se pueden tomar las acciones correctivas para minimizar (o aprovechar) el impacto. Porque sí, riesgo no implica sólo cosas negativas, cosas malas. También hay oportunidades que se deben identificar y monitorear.

En los proyectos se suele llevar una matriz de riesgos, donde se identifican estos riesgos, se especifica su probabilidad e impacto, y se definen los planes de acción para cada uno.


9. Procura. Definir qué partes del proyecto serán tercerizadas a otras empresas, y cómo se manejará esta tercerización.

Procura

Es común (¡y recomendable!) delegar parte de nuestros proyectos a otras empresas especializadas en el área. De hecho, hay proyectos donde toda la implementación se delega en un tercero, estos proyectos son comúnmente conocidos como “llave en mano”. Así que siempre, en mayor o menor medida, tendremos un proveedor externo prestando algún tipo de servicio al proyecto, proveyendo equipos o materiales, prestando servicios de conexión o transporte, alquilando algún equipamiento o personal especializado, y hasta prestando servicios de alimentación para el personal.

Usualmente cada uno de estos servicios queda registrado bajo un contrato donde se explican los detalles de la relación que se mantendrá entre ambos agentes: comprador y vendedor o prestador de servicio. También es común que, para soluciones complejas, el comprador haya preparado un documento RFP (Request for Proposal) para evaluar distintas alternativas, y finalmente seleccionar un proveedor.


10. Interesados. La política en los proyectos.

sakeholders

Existen personas que, sin ser parte del equipo de trabajo del proyecto, se ven afectadas de alguna manera por su ejecución. Son estas personas (en inglés el término utilizado es stakeholders) para las cuales debemos llevar un plan de gestión. Ésta es un área de conocimiento recientemente definida por el PMI, la cual está muy relacionada con el área de comunicaciones. Para mí, en palabras simples, es la parte política del proyecto.

Nuestro anterior ejemplo del puente es bueno para entender este concepto de interesados. Pensemos que este puente se construirá cerca de un poblado tranquilo, con habitantes que seguramente se verán afectados por la construcción del puente de muy distintas maneras. Por ejemplo:

  • El dueño de un restaurante a la orilla de la carretera se verá beneficiado por el mayor tránsito de vehículos por la zona, y mayores potenciales clientes
  • La maestra del colegio verá afectadas sus clases en días de semana por el ruido producido por las máquinas y tractores utilizados en la construcción
  • El alcalde de la zona se verá beneficiado por mejorar el tránsito de la zona, pero tendrá algunos habitantes molestos durante la construcción de la obra

Muchas otras circunstancias podrán afectar la ejecución del proyecto. Por ejemplo, si la maestra del colegio tiene influencia sobre el alcalde, o si las elecciones se realizarán pronto y necesitamos permisos de la alcaldía para trabajar, puede que tengamos que modificar nuestro cronograma para ajustarnos a ciertos horarios de trabajo. Todo esto por la influencia de interesados.


Así, viendo ya cada uno de las áreas de conocimiento, vuelvo a la primera:

1. Integración

Integracion

La principal labor del Gerente de Proyecto es servir como director de orquesta, y juntar todas las piezas del proyecto en un todo de manera coherente. Balancear entre sí todos los procesos y áreas de conocimientos. Y de eso se trata esta área de integración. Aquí se concentran actividades transversales, como el inicio y cierre de los proyectos, la gerencia de cambios en el plan de proyectos, y la gestión del conocimiento y lecciones aprendidas.


Espero que este breve, brevísimo, repaso por las áreas de conocimiento haya servido para dar una idea general sobre de qué trata esto de la Gerencia de Proyectos. Y espero al mismo tiempo haya sido al menos entretenida. Era un punto introductorio importante para poder desarrollar otros posts al futuro.

Si tienes alguna sugerencia, comentario, crítica tal vez, siéntete en confianza de exponerla sobre los comentarios aquí abajo. Por los momentos, lo dejo hasta una próxima oportunidad.

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