Project Management 101 (o parte I)

La intención con estos posts es que sirvan como un repaso general de los conceptos básicos en la Gerencia de Proyectos, y que permitan aclarar algunos puntos que en el futuro se darán por entendidos, o incluso estaré tratando con mayor detalle. Pero por ahora, esto es un paseo por lo que sería posiblemente el capítulo uno de un libro del estilo “Project Management for Dummies”

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También debo aclarar que en esto de la Gerencia de Proyectos, existen varias tendencias o metodologías. Para efectos prácticos, estas metodologías sirven casi como religiones: todas enseñan lo mismo, pero de distinta manera. Así que yo me declaro cristiano, y en este post se hablará PMI ya que fue la religión bajo la cual me he criado.

Otras creencias (esta gente Agile…)

Empecemos así por el Génesis, y la pregunta de las preguntas: ¿Qué es la gerencia de proyectos?

Y dice la Biblia:

“La gerencia de proyectos es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para que cumplan con los requerimientos del proyecto”

De este concepto me gusta la siguiente idea: no puedo hacer nada si no sé lo que requiero. Pero me parece muy rígido pensar que el único campo de acción son las actividades del proyecto. Me gusta pensar en la Gerencia de Proyectos como algo más amplio, más complejo que simplemente aplicar una receta de cocina, donde tienes ingredientes, método de preparación, y resultados.

Ahora, de manera didáctica y por ser este un post introductorio, podemos simplificar y decir que llevar un proyecto es un proceso que consiste principalmente en planificar, poner en ejecución lo planificado, y controlar el proyecto midiendo lo que ha sido realmente ejecutado en comparación con lo planificado. Pongámosle a esto unos broches de inicio y cierre (principalmente administrativos), y tenemos los cinco grupo de procesos de la gerencia de proyectos.

Grupos de Procesos en la Dirección de Proyectos

Grupos de Procesos en la Dirección de Proyectos

Algunas cosas interesantes de destacar de la imagen anterior:

  • El proceso de planificación y ejecución es un ciclo constante. Si durante la ejecución se detectan cambios o ajustes que deben hacerse al plan del proyecto, se realizan luego de las aprobaciones necesarias
  • El seguimiento y control se hace durante toda la vida del proyecto. Esto es tarea básica del Gerente de Proyecto y/o su grupo de gerencia de proyectos
  • Si el proyecto se divide en fases (por ejemplo: Factibilidad -> Prototipo -> Producto final), cada una de estas fases pasaría por estos grupos de procesos, y quedan atadas como una cadena (el cierre de una fase sirve como entrada al inicio de la otra)

Más allá de esto, surge la pregunta ¿qué debemos planificar? ¿qué es lo que debemos controlar?. Y para ayudar en este proceso, surgen las 10 áreas de conocimiento

  1. Integración
  2. Alcance
  3. Tiempo
  4. Costo
  5. Calidad
  6. RRHH
  7. Comunicaciones
  8. Riesgo
  9. Procura
  10. Interesados
Por ahora queda hasta aquí. Dedicaré las otras partes de estos posts a presentar cada una de estas áreas.

Continuará…

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