Project Management 102 (o parte II)

Las 10 áreas de conocimiento

Las 10 áreas de conocimiento

Como decía en el cierre del post anterior, en este me dedicaré a introducir las 10 áreas de conocimiento en la Gerencia de Proyectos de acuerdo al PMI.

Para efectos didácticos, voy a empezar definiendo un proyecto genérico y básico: la construcción de un puente. Con este proyecto en mente, empecemos:


1. Integración. Piensen en esta área como la pega que las une a todas. Para efectos prácticos, voy a hacer trampa aquí y volver a ésta al final.


2. Alcance. Es el “qué” de la receta.

plano_coyote

Al pensar en alcance, debemos tener en mente qué es lo que queremos lograr con este proyecto. Va muy asociado también al producto y sus características. En nuestro ejemplo del puente, el producto es justamente eso: un puente. Pero, ¿cómo es ese puente? ¿cuál es su distancia? ¿sobre qué río estará ubicado? ¿Es un puente para vehículos, para peatones, o para ambos?. Aquí pueden entrar características tan específicas como las fuerzas que deben soportar sus materiales, o la resistencia del concreto a utilizar.

Es sin duda uno de los puntos más importantes de tener claros, y donde se debe poner foco inicialmente en la etapa de planificación. Al planificar se debe tener cuidado de incluir lo que se debe hacer, pero también en aclarar lo que NO se va a hacer. Precisar esto desde temprano nos evitará dolores de cabeza durante la ejecución del proyecto.

Una buena definición del alcance nos permitirá luego elaborar una buena lista de actividades, que será nuestra base para las estimaciones de tiempo y costo.


3. Tiempo. El siempre protagonista de estas películas: el “cuándo

White_Rabbit

No es difícil ver la relación entre el tiempo y el proyecto. Que el proyecto se haya hecho en el tiempo estipulado o no es uno de los principales factores para definir su éxito. Me atrevo a decir que incluso más que si se terminó dentro del costo establecido o no.

El tiempo es un recurso que, a diferencia del dinero, no se puede obtener; solamente se puede administrar. Y esto es muy importante que los Gerentes de Proyecto lo entiendan. Si un proyecto cuesta un poco más de lo planificado, el que invierte sabe que puede recuperar ese dinero extra. Pero cuando un proyecto se tarda más de lo planificado, nadie puede recuperar ese tiempo perdido.

La principal herramienta en esta área de conocimiento es el famoso cronograma, o la bien conocida carta Gantt.


4. Costo. El malo de la película: el “cuánto

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También un personaje fácil de reconocer. Pasa en la vida, pasa en GP: para obtener algo, tienes que poner dinero. Y usualmente para los proyectos, esa cantidad está previamente identificada y se espera que se mantenga cercana a ese estimado, a ese límite acordado.

Recordemos que por lo general los proyectos fueron aprobados luego de que unos señores de corbata hicieron un estudio de cuánto invierto, cuánto puedo obtener a cambio por esa inversión, y finalmente dieron su visto bueno. Si modifico los parámetros de ese cálculo de inversión, los señores de corbata se molestan. No queremos enfadar a los señores de corbata.

En nuestro puente, el costo del proyecto puede que esté escrito bien grande en una valla para el conocimiento de quienes pasen por ahí.


5. Calidad. El fastidioso de la película: el “cómo

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Un área muchas veces olvidada, o para la que algunos piensan que simplemente “no hay tiempo ni recursos para hacer eso”. Pero mantener una buena política de definición y seguimiento en la calidad de un proyecto va a ayudar a asegurar que el resultado final es exactamente lo que se esperaba. Y más importante aún: detectar temprano en el proyecto cuando haya una desviación importante.

Piénsalo así: si dijimos que nuestro puente debe tener una capacidad de resistir cargas de hasta 3 toneladas por metro lineal, ¿no es importante antes de armarlo revisar la calidad de los materiales y del hormigón para verificar que sí vamos a poder soportar esa carga? Si detectamos que no lo soporta al terminar el proyecto, tenemos dos opciones: o dejarlo así, lo que equivaldría a impactar el alcance (¡ojalá que no!); o hacer una gran cantidad de retrabajo para poder culminar el proyecto, lo que se traduce en mayor tiempo y costo.

En realidad, estos 4 factores están íntimamente atados en lo que se conoce como el triángulo de la gerencia de proyectos:

project_management_triangle

Este triángulo tiene muchas lecturas posible, como esta:

  • No puedes aumentar el alcance del proyecto y mantener la calidad, sin afectar el tiempo o costo
  • No puedes reducir el costo de un proyecto y mantener la calidad, sin afectar el tiempo o el alcance
  • No puedes reducir el tiempo de un proyecto y mantener la calidad, sin afectar el alcance o el costo

Y quizás más importante:

  • Si intentas reducir el tiempo y costo de un proyecto sin modificar su alcance, o dicho en otras palabras, hacer lo mismo en menos tiempo y gastando menos dinero, tendrás siempre una reducción en calidad
Por hoy queda hasta aquí. En el último post de esta serie terminaré las áreas de conocimiento restantes.
Concluirá...

Concluirá…

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Project Management 101 (o parte I)

La intención con estos posts es que sirvan como un repaso general de los conceptos básicos en la Gerencia de Proyectos, y que permitan aclarar algunos puntos que en el futuro se darán por entendidos, o incluso estaré tratando con mayor detalle. Pero por ahora, esto es un paseo por lo que sería posiblemente el capítulo uno de un libro del estilo “Project Management for Dummies”

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También debo aclarar que en esto de la Gerencia de Proyectos, existen varias tendencias o metodologías. Para efectos prácticos, estas metodologías sirven casi como religiones: todas enseñan lo mismo, pero de distinta manera. Así que yo me declaro cristiano, y en este post se hablará PMI ya que fue la religión bajo la cual me he criado.

Otras creencias (esta gente Agile…)

Empecemos así por el Génesis, y la pregunta de las preguntas: ¿Qué es la gerencia de proyectos?

Y dice la Biblia:

“La gerencia de proyectos es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para que cumplan con los requerimientos del proyecto”

De este concepto me gusta la siguiente idea: no puedo hacer nada si no sé lo que requiero. Pero me parece muy rígido pensar que el único campo de acción son las actividades del proyecto. Me gusta pensar en la Gerencia de Proyectos como algo más amplio, más complejo que simplemente aplicar una receta de cocina, donde tienes ingredientes, método de preparación, y resultados.

Ahora, de manera didáctica y por ser este un post introductorio, podemos simplificar y decir que llevar un proyecto es un proceso que consiste principalmente en planificar, poner en ejecución lo planificado, y controlar el proyecto midiendo lo que ha sido realmente ejecutado en comparación con lo planificado. Pongámosle a esto unos broches de inicio y cierre (principalmente administrativos), y tenemos los cinco grupo de procesos de la gerencia de proyectos.

Grupos de Procesos en la Dirección de Proyectos

Grupos de Procesos en la Dirección de Proyectos

Algunas cosas interesantes de destacar de la imagen anterior:

  • El proceso de planificación y ejecución es un ciclo constante. Si durante la ejecución se detectan cambios o ajustes que deben hacerse al plan del proyecto, se realizan luego de las aprobaciones necesarias
  • El seguimiento y control se hace durante toda la vida del proyecto. Esto es tarea básica del Gerente de Proyecto y/o su grupo de gerencia de proyectos
  • Si el proyecto se divide en fases (por ejemplo: Factibilidad -> Prototipo -> Producto final), cada una de estas fases pasaría por estos grupos de procesos, y quedan atadas como una cadena (el cierre de una fase sirve como entrada al inicio de la otra)

Más allá de esto, surge la pregunta ¿qué debemos planificar? ¿qué es lo que debemos controlar?. Y para ayudar en este proceso, surgen las 10 áreas de conocimiento

  1. Integración
  2. Alcance
  3. Tiempo
  4. Costo
  5. Calidad
  6. RRHH
  7. Comunicaciones
  8. Riesgo
  9. Procura
  10. Interesados
Por ahora queda hasta aquí. Dedicaré las otras partes de estos posts a presentar cada una de estas áreas.

Continuará…